在我們現代世界的喧囂中，有一個牢固的採購到付款流程對於任何處理購買或銷售產品或服務的組織的成功至關重要。尤其是徵用可能是一項具有挑戰性的、有點令人生畏的任務。在採購過程中，申請通常發生在開始時，並為之後的一切設定先例。這只是使用在線申請可以真正加快這一過程的眾多原因之一。在本文中，我們整理了一份簡短的指南，解釋了在線申請如何使你在整個組織中更輕鬆地進行採購和採購。看看下面。
更好地理解採購週期
任何在該行業工作的人都明白需要一個平穩的採購到付款週期。但了解採購週期本身很重要。採購週期的複雜性可以很容易地分解為幾個不同的部分。採購週期從確定公司的基本需求開始。然後就是找到合適的供應商或供應商、提交採購申請、創建採購訂單以供批准，然後等待供應商接受它。當供應商接受訂單時，他們將提供服務並在完成後開具發票。之後，貴公司支付發票。此循環適用於組織內的廣泛需求。
會計代碼
GL 或總帳代碼是跟踪費用的實用工具。總賬只是公司財務交易的概覽。它們也被稱為會計代碼，它們只是確保將費用或購買路由到適當的部門進行問責。這些代碼對會計採購很有用，因為它們決定了在跟踪它們時如何計算具體費用——當需要評估支出風險、了解資金去向以及用於一般審計目的時，它們變得非常寶貴。此過程可以手動執行，但使用採購軟件解決方案自動將採購訂單和申請表分配到適當的總帳代碼對供應商、客戶和採購部門來說更有效。
申請表
申請表協同工作採購訂單以採購商品和服務。申請表是商品或服務的訂單。它們應包含供應商的信息、價格、數量/描述以及有關請求者的信息。這是一種標準化方法，通常適用於大多數企業。申請表不是採購訂單。如果採購訂單通過批准購買來啟動購買過程，它實際上並沒有啟動程序。這就是申請表的作用。在申請表獲得批准後發出採購訂單。採購訂單至少應包含以下信息：
公司名發行日期數量描述每單位價格結算明細交貨日期和詳細信息地址（交貨和發票） 付款條件訂單號相關簽名發行日期
在申請表獲得批准後發出採購訂單。對於不使用申請表的公司，採購訂單可作為獲得採購批准的一種方式。
移動審批
如果說現代世界要追求一件事，那就是技術。從網上銀行到使用我們的移動設備獲取汽車保險報價，我們無所不包。我們使用的技術，包括我們的智能手機，使我們能夠過上便捷、高品質的生活，幾乎沒有不便。技術表面上簡化了從個人到企業的許多流程。可以做同樣的事情來簡化購買和採購。通過實施移動審批系統，你可以授權你的團隊採取一些主動性來進行審批，並使流程更容易一些。使用全面的在線申請系統將你的支出（由你的公司積極控制的支出百分比）管理到一個好地方要簡單得多。申請系統簡化了工作流程，標記了潛在的風險/欺詐，並實現了移動集成。這使它們成為當今困擾世界各地組織的複雜問題的優雅解決方案。
政策合規
組織製定政策是有原因的。遵守這些政策對於節省資金和確保通過適當的渠道進行回購至關重要。引導式購買是確保政策合規的好方法。在引導式購買系統中，有一種方法可以將大多數（如果不是全部）供應商的股票放入一個中心，你可以在其中使用他們的打孔目錄（可以與任何引導式購買解決方案集成）進行採購。如果你使用軟件解決方案進行申請，你實際上可以設置採購參數和規則，如果員工試圖進行未經授權的採購，這些參數和規則將自動生效。這最終會減少流氓支出，降低第三方風險，確保員工按照既定合約進行採購，並改善與供應商的關係，同時為你的公司節省長期資金。
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